A3 : Les étapes … (4/6)

… ou le déroulé de tapis rouge vers un problème résolu

 

Tapis rouge

 

Je vous l’ai dit, je vous l’ai répété … et je le répète encore.

 

Le A3 est une “image papier”

du cycle PDCA

 

 

 

Aussi me suis-je autorisé à adopter la représentation suivante :

A3-PDCA

Pour faire simple, la partie gauche du A3 c’est le “P” (Plan) et la partie droite le “DCA” (Do – Check – Act/Adjust).

face-grin

 

À ce sujet, je ne peux que vous inciter à lire l’excellent article sur le PDCA, trouvé sur un blog “génialissime”. (Allez quoi … faut bien que j’m’envoie quelques fleurs. Y a pas d’mal à s’faire plaisir de temps en temps …)

Plus sérieusement, dans ce second article, j’explique pourquoi la phase de Plan doit être prépondérante.

 

Maintenant, si vous le voulez bien, passons aux différentes étapes qui constituent le A3.

 

 

Les étapes du A3

 

 

Voici le document que j’utilise lors de mes interventions :

 

Problem Solving A3 Vierge

 

Sur la partie gauche (le Plan du PDCA) se trouvent les cases :

– Titre du A3

– Contexte

– Situation cctuelle

– Situation cible recherchée

– Analyse des causes racines

 

Sur la partie droite (le Do-Check – Act/Adjust du PDCA) se trouvent les cases :

– Plan d’actions

– Effets obtenus

– Suivi

 

Une case “spéciale” située en haut à droite est dédiée à la mention des membres de l’équipe qui participent au A3 ainsi qu’à leur signature pour signifier leur accord et engagement.

 

Nota : Je parle bien ici d’équipe. Un A3 ne se fait pas, ne peut pas se faire, “tout seul dans son coin”! Le minimum sont les trois personnes correspondant aux trois acteurs que sont : “le client du A3”, “le fournisseur du A3”, “le terrain du A3” (voir l’article A3: Comment fait-il ?)

 

Nota 2 : En allant trainer sur le Web, vous trouverez d’autres représentations de document A3. Ce n’est pas vraiment important dans la mesure où elles respectent un formalisme global lié au PDCA. Par contre certaines ne me plaisent pas et je vous expliquerai pourquoi … dans un article futur  😉 .

 

Nota 3 : Pour les puristes, il existe 3 types de A3 : Le “Problem solving A3”, le “Proposal A3” et enfin le “Status A3”. À titre personnel, je n’ai jamais utilisé le troisième (Status A3) et utilise de temps à autre le second (Proposal A3). Toutefois pour ne pas vous “embrouiller les neurones”, nous n’évoquerons ici que le premier des trois, à savoir le Problem Solving A3.

 

 

Remarque générale sur la pratique du A3

 

 

Le A3 est un exercice Lean !

 

C’est un exercice d’apprentissage par la pratique !

 

Dans l’esprit Lean, l’erreur est un support à l’apprentissage !

 

 

À ce titre, l’erreur ne doit pas être condamnée, mais accompagnée, décortiquée, expliquée !

 

Aussi, je demande :

– que le remplissage du A3 se fasse au crayon ou stylo (en informatique seulement à la fin)

– que ce soit de vraies personnes qui écrivent avec leurs mots, expressions et leur écriture

– qu’il y ait des “gommages”,  des réécritures, des “regommages” etc., des ratures, des croquis, des schémas

– que le A3 soit réécrit à la main s’il devient illisible

 

J’utilise souvent la métaphore du boulanger :

Un A3, c’est comme de la pâte à pain que le boulanger pétrit, malaxe, manipule dans tous les sens avant qu’elle ne soit enfin prête pour la cuisson.

Votre problème, vous devez le “pétrir”, le “malaxer” et le “manipuler” dans tous les sens, afin de le connaitre par cœur. Il ne doit plus avoir de secrets pour vous. Vous devenez un expert sur le sujet.

 

Malaxe pate a pain

 

 

Ces manipulations diverses et répétées peuvent perturber le néophyte.

Cela ressemble à une démarche “à tâtons”.

 

C’est exactement ce que c’est !

 

Pour ma part, je vois dans ce tâtonnement l’expression de la pratique du PDCA.

En effet, chaque fois que vous gommez, raturez, réécrivez quelque chose , c’est que vous avez un peu plus progressé sur la connaissance de votre problème.

 

Ce sont de “micros-PDCA” contenu dans le PDCA du A3.

MicroPdca dans Pdca

 

 

 

Et c’est pareil pour toutes les cases du A3 …

 

 

 

 

Mais au fur et à mesure de la progression, de moins en moins de choses “bougent”; votre A3 gagne en maturité, en précision … et tout le monde y voit plus clair.

 

Vous passez progressivement du “brouillard” à “l’évidence”

 

 

 

Le titre du A3

 

Apparemment “inoffensive”, cette case n’en est pas moins importante.

En effet, elle doit permettre, à sa lecture, de savoir instantanément quel est le sujet du A3.

La difficulté réside dans le fait d’exprimer de façon SYNTHÉTIQUE sur quoi l’on bosse. Et croyez-moi, ce n’est pas facile !!!

 

Par expérience, je demande aux groupes que j’accompagne de ne pas passer “3 plombes” sur le titre, car il y a de grandes chances :

– de ne pas trouver le titre parfait

– que le titre soit amené à changer en cours de route :

• pour être plus précis, plus pointu

• car le périmètre étudié se restreindra ou s’affinera

 

Aussi l’important est-il dans “le mouvement” et bloquer “d’entrée de jeu” sur la première case peut générer plus de frustration que d’enthousiasme.

 

Dans la pratique, il n’est pas rare de réécrire plusieurs fois le titre au fur et à mesure de l’avancement du A3.

Par exemple, je me souviens de cette entreprise qui voulait “Réduire le poids financier de son stock”. En commençant à analyser la situation, nous nous sommes rendu compte que la problématique portait surtout sur le stock de produits finis. Le titre est alors devenu “Réduire le poids financier de son stock de PF” (Produits Finis). Par la suite, nous avons écarté les produits finis “exports” de notre périmètre et le titre du A3 est devenu “Réduire le poids financier de son stock de PF France”.

 

 

Le contexte

 

Comme dans Star Wars …

La suite au prochain épisode …

 

 

 

 

Et vous, dans votre boite, voyez-vous des A3 circuler ?

 

 

 

 

 

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